Как правильно закупить программное обеспечение: полезная инструкция и советы

Закупка программного обеспечения – важный шаг для любой организации или учреждения. Правильный выбор программного обеспечения позволяет избежать многих проблем и повысить эффективность работы. Однако закупка програмного обеспечения может быть непростой задачей, особенно при использовании документооборота-системы «СУФД-Online».

В данном случае у заказчика появляется необходимость выбрать техническое решение, которое будет соответствовать требованиям, предъявляемым органом управления.

Для того чтобы правомерно закупить програмное обеспечение, заказчику надлежит составить единый общий реестр закупок программного обеспечения, включить его в оборудование и использовать для управления техническими и функциональными требованиями. Единственным решением в данном случае может быть закупка программного обеспечения на рынке, а именно программного обеспечения «СУФД-Online».

С помощью СУФД-Online возможно использование программного обеспечения, как отечественного, так и инностранного. В случаях, когда требования заказчика не могут быть удовлетворены на отечественном рынке, но при этом есть возможность закупить программное обеспечение в иностранном сегменте рынка, необходимо рассмотреть данный вариант.

Выявляем потребность в программном обеспечении

Прежде чем осуществлять закупку программного обеспечения, необходимо определить потребности и требования организации. Для этого проводится анализ деятельности и роли, которую планируется выполнять с помощью софта.

Классы закупочной документации различаются в зависимости от функциональных характеристик программного обеспечения и сферы его применения. В некоторых случаях закупочная документация должна содержать обоснование необходимости закупки и требования, которым должен соответствовать софт.

Российский законодательный реестр запрещает закупку иностранного программного обеспечения в некоторых случаях. Например, работать с информацией клиент-сбербанка можно только с использованием офисного пакета Microsoft Office. Другие запреты и ограничения также могут применяться к определенным органам и учреждениям и должны быть обязательно соблюдены при закупке программного обеспечения.

Централизованные органы осуществления государственных услуг (ЦСПН) также имеют свои требования к закупаемому софту. На их основе составляются эксплуатационные характеристики загруженности программных продуктов. Они включают в себя общие требования по работе ПО и требования к Контрольно-измерительным пунктам (КИП) объектов инфраструктуры ЦСПН.

При подготовке закупочной документации внимание следует уделить таким важным аспектам, как:

• Соответствие программного обеспечения требованиям заказчика.
• Наличие необходимой документации, содержащей описание характеристик программного обеспечения.
• Соблюдение национальных и российских стандартов качества и безопасности.
• Обеспечение соответствия программного обеспечения требованиям законодательства и правил информационной безопасности органа/учреждения.
• Учет требований к системам защиты информации и персональных данных.

Также в процессе выявления потребности в программном обеспечении необходимо обратить внимание на возможность использования единственного программного продукта для выполнения нескольких функций, чтобы избежать непредусмотренных запретов и нарушений.

Анализируем текущий бизнес-процесс

Перед тем как приступить к закупке программного обеспечения, необходимо провести анализ текущего бизнес-процесса предприятия. Это поможет определить потребности и требования заказчика, и установить, какое программное обеспечение будет лучше всего подходить для решения данных задач.

В процессе анализа следует выявить все происходящие в организации бизнес-процессы, определить, какие требования предъявляются к программному обеспечению и какие задачи должны быть решены. Также важно учесть допуск закупки программного обеспечения, установленный российским законодательством.

Для проведения анализа бизнес-процесса следует использовать различные методы и инструменты, такие как наблюдение, сбор данных, интервьюирование сотрудников и анализ документооборота. При этом можно использовать специальные программы для автоматизации процесса, например, СУФД-Online, которые помогут собрать необходимую информацию и проанализировать ее.

На основе проведенного анализа бизнес-процесса можно составить требования к программному обеспечению, а также обосновать необходимость его закупки. Требования должны быть четко сформулированы и соответствовать установленному порядку и правилам, установленным соответствующими органами государственной власти (например, Министерством связи и массовых коммуникаций РФ).

Также следует учесть порядок заключения контракта на закупку программного обеспечения. Для этого необходимо ознакомиться с правилами и требованиями, установленными законодательством и правительственными постановлениями, а также определить форму контракта и права и обязанности заказчика и поставщика.

При анализе бизнес-процесса необходимо также учесть возможные ограничения и требования к использованию программного обеспечения, особенно при закупке заграничного ПО. В случае использования иностранного ПО, необходимо учитывать соответствие такого ПО требованиям российского законодательства в области защиты информации, а также выполнение органами государственной власти, ответственных за контроль и наблюдение за использованием такого ПО.

Важной частью анализа бизнес-процесса является выявление возможных нарушений и выявленных рисков в процессе использования программного обеспечения. При проведении анализа следует обратить внимание на соблюдение требований и порядка использования программного обеспечения, а также осуществления документооборота в соответствии с установленными правилами.

В результате анализа бизнес-процесса будет получен полный набор требований к программному обеспечению, а также обоснование необходимости его закупки. Эти данные будут использованы при последующих этапах процесса закупки и помогут выбрать наиболее подходящее программное обеспечение для предприятия.

Видео:

САМЫЕ ПОЛЕЗНЫЕ 22 МИНУТЫ В ТВОЕЙ ЖИЗНИ | ЛУЧШИЙ ГАЙД ПО СБОРКЕ ПК

САМЫЕ ПОЛЕЗНЫЕ 22 МИНУТЫ В ТВОЕЙ ЖИЗНИ | ЛУЧШИЙ ГАЙД ПО СБОРКЕ ПК by BelimiX 191,581 views 5 months ago 22 minutes